'Together we can make things happen'

Procesmanagement

Procesmanagement gaat over de wijze waarop werkzaamheden binnen organisaties zijn georganiseerd. Het bepaalt de wijze waarop mensen met elkaar samenwerken om producten en diensten tot stand te brengen. Processen zijn belangrijk binnen elke organisatie.

Diverse oorzaken kunnen aanleiding zijn voor het analyseren en verbeteren van processen. Het opzetten van een nieuwe organisatie, het herinrichten van werkzaamheden na een fusie of reorganisatie of het implementeren van een nieuw IT systeem. Ook het willen verbeteren van de huidige situatie kan aanleiding genoeg zijn om eens goed te kijken naar de huidige werkwijze.

Procesmanagement op strategisch, tactisch en operationeel niveau

Procesmanagement kan worden toegepast op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Veel organisaties zijn nog steeds in functionele afdelingen georganiseerd, terwijl processen vaak over en door meerdere afdelingen gaan. Dit kan het lastig maken om goed af te stemmen. Proceseigenaren worden vaak aangesteld die verantwoordelijk zijn voor alle werkzaamheden binnen het gehele proces, van begin tot eind. Hierbij gaan ze veelal over de grenzen van hun eigen afdeling heen. Dit vergt een andere manier van denken en aansturen, waarbij ondersteuning van een onafhankelijke partij veel toegevoegde waarde kan bieden: ik doe het graag en goed.

Niet alleen op organisatieniveau is procesmanagement van belang. Ook binnen projecten heeft het veel toegevoegde waarde. Wanneer bij de uitvoering van projecten goed gekeken wordt naar de wijze waarop de processen binnen het project uitgevoerd worden, dan neemt de kans dat het project succesvol verloopt aanzienlijk toe. De voortgang van het project wordt meer voorspelbaar en er kan sneller ingespeeld worden op afwijkingen.

Het inrichten van processen is geen taak voor een buitenstaander alleen. De kennis zit veelal bij de mensen die de processen nu uitvoeren. Door het mobiliseren en enthousiasmeren van de medewerkers komen we samen tot een optimale inrichting en implementatie.

Processen vastleggen

Om nieuwe processen in een organisatie uit te kunnen voeren, is een vorm van vastlegging meestal noodzakelijk. De inhoud en vorm van de beschrijving zijn afhankelijk van het doel van het proces en de doelgroep die de beschrijving gebruikt. In de figuur ziet u een eenvoudige weergave van een stukje proces. Hierbij ligt alleen de nadruk op de volgorde van de activiteiten die uitgevoerd worden, de beschrijving van de activiteiten en de functionaris die ze uitvoert. Aanvullende onderdelen kunnen bestaan uit input, systeeminstructies, risico’s en controlemaatregelen, wettelijke bepalingen en output.

Klik op de afbeelding voor een volledige weergave

Geautomatiseerde systemen

Ook bestaan er diverse geautomatiseerde systemen waarin processen vastgelegd worden. Hierbij is altijd de vraag belangrijk voor wie de beschrijving dient. De medewerkers die ermee werken, hebben meestal niet zoveel met een heel systeem waarin alle processen van de organisatie zijn vastgelegd. Diverse stafafdelingen, zoals risicomanagement, Compliance enz. kunnen hier wel veel informatie uit halen.